履歴書・エントリーシートの誤字脱字の訂正方法や対策
前回は、併願先の記入についてお伝えしました。詳細はこちらをご覧ください。
さて今回は、エントリーシートの記入時に誤字脱字等のミスを犯してしまった時の対処法についてお伝えします。
エントリーシートの誤字脱字の影響
エントリーシートは企業に提出し、企業に「読んでいただく」ものです。企業に読んでいただくためには、誤字脱字といったミスはなるべくなくした方が、相手の心象も良くなります。
誤字脱字がどのような影響を与えるのか、見ていきましょう。
誤字脱字は良い心象を与えない。
① 提出期限ぎりぎりになって焦って準備したと思われる。
② 志望度が低いと思われる。
③ 学力が低いと思われる。
① 提出期限ぎりぎりになって焦って準備したと思われる。
企業は必ず、募集期限を設けています。「いつまでにエントリーシートを提出してください。」と募集要項で明言しています。つまり、そのX dayに向けてどのように準備を進めるか計画を立てて行動することもできるはず。
また、今時のエントリーシートは、webで何枚でもダウンロードができるようになっています。ダウンロードではなく紙面で手渡されたとしても、コピー機で印刷して予備（練習用）を作っておくことは常識。
誤字脱字があるということは、焦って見直しができていないのではないか、あらかじめ予備の準備をしていなかったのではないかという懸念が生じます。
以上のことからも、「準備不足」や「計画性のなさ」、「慎重性の欠如」といった印象を与えてしまいます。
② 志望度が低いと思われる。
上記のような準備不足や計画性、慎重性の欠如は、志望度の低さをも露呈していると思いましょう。絶対受かりたい、第一志望だという想いは、ミスをしたくないという慎重性を生むはずです。第一志望だからこそ、募集期限に確実に間に合うように計画を練ってエントリーシートを完成させるはず。それにも関わらず、計画性や慎重性を感じられないということは、第一志望であるという想いがない証拠となってしまいます。
③ 学力が低いと思われる。
簡単な字を間違えてしまうというのは、知力や学力のなさを露呈してしまいます。ビジネスは相手がいて成り立つ世界。相手と何かしらの取り決めをする際は、書面でやり取りということも考えられます。その書面を作成することも業務の一つとしてあり得ます。そんなとき、誤字だらけの書面を作成しそれが相手に渡った場合には、その書面を作成した個人の問題ではなく、企業全体の信用問題にも発展しかねません。「この企業は、こんな誤字だらけの書面が通ってしまうような企業なのか」と信用を失いかねません。
あなたは、企業の一員。つまりあなたが顧客や取引先を前にしたとき、企業の代表者として相手と接することになります。企業の代表者として、字のミスなどは絶対あってはならないことだと肝に銘じましょう。
誤字脱字がないようにするためにやるべきこと
誤字が複数個所あれば、落とされる可能性は高いでしょう。以前お伝えしたように、エントリーシートを読まれない人もいる中で、せっかく読んでもらっている。それにもかかわらず、落とされてしまうというのは、非常に悔やまれます。
では、誤字脱字がないようにするにはどうしたらよいか。
① 下書きをしてから書く。
② 見直しは絶対。
③ 他の人にも読んでもらう。
① 下書きをしてから書く。
これは、絶対です。いきなり清書しないでください。webダウンロードできるのであれば、10枚くらいは印刷しておくとよいでしょう。エントリシートを紙で渡されたという場合は、やはり10枚くらいはコピーを取っておきましょう。下書きを必ずしてください。
② 見直しは絶対。
あなた自身でも必ず見直しはしましょう。これは絶対です。どこかしらは必ずミスをしているとい疑ってかかるくらいが、ちょうどよいです。漢字に自信がない場合は、辞書で必ず調べましょう。
③ 他の人にも読んでもらう。
自分で見直しをするのは良いことですが、固定観念や先入観で見てしまうということもあります。そのため、必ず第三者に添削をしてもらってください。誤字脱字はもちろん、文章校正も見てもらうとよいでしょう。そのために、我々キャリアカウンセラーをぜひ有効活用してください。
誤字脱字に気付いたらやるべきこと
提出前に誤字脱字に気付いたら、訂正をしましょう。といっても、1箇所程度ならまぁ問題ないなというのが正直なところです。複数個所の誤字脱字はさすがに問題ですが、1箇所程度の、それも助詞を間違えたというレベルであればよしとしても良いです。
3個所以上の場合は、必ず訂正をお勧めします。訂正方法は以下です。
① 書き直す。
② 二重線＋訂正印を押す。
③ 修正テープは基本NG。
① 書き直す。
提出書類は原則、訂正は禁止です。特に、webダウンロードできる場合は、書き直してください。エントリーシートが紙面で配布され1枚しか存在しない場合は、コピーの提出が禁止の場合もあります。そういった場合は、訂正せざるを得ません。
訂正は、最終手段です。
② 二重線＋訂正印を押す。
正式書類の訂正は、訂正印を押すことがマナーとなります。
定規等で水平、平行に2本の線（二重線）を引き、その上に訂正印を押します。
③ 修正テープは基本NG。
修正テープや修正液は使わないようにしてください。と言いますが、これは基本です。1文字程度の訂正であれば、修正テープでも許されることがあります。けれども、「二重線＋訂正印」というマナーができているという証明にもなるので、「二重線＋訂正印」の方が印象はよいです。
提出する前に必ずコピーを取ることを前にもお伝えしております。様々な企業に応募するわけですから、どこで何を書いたか、忘れてしまうこともあり得ます。それに面接練習もするでしょう。面接ではエントリーシートを基に面接されるわけですから、何を書いたか把握しておくことが求められます。提出するエントリーシートは必ずコピーを取ってください。
そして、なんと！提出後にエントリーシートの誤字脱字に気が付くことも多々あります。私も面接指導をしていて、ふと学生のエントリーシートに目をやり「あれ？誤字だ。」と気付くことがあります。
エントリーシート提出後に誤字脱字に気付いたら
誤字脱字に気付いたら、面接の際に再提出をするか、または誤字があることを告げ謝るかしてください。なお、再提出が認められる場合もありますが、再提出しなくてもよいと言われることもあります。
また、企業によっては、修正した書類を郵送で再提出してもよいと言ってくれる企業もあります。面接前に再提出を希望する場合は、必ず電話等で再提出したいことを人事に相談してください。
すべては企業の判断次第です。
いかがでしょうか？
最近では消せるボールペンもあり、エントリーシートにその消せるボールペンで記載することは絶対にNGです。提出書類などの重要書類は消せるボールペンでは記入してはいけないというマナーがあります。コピーするとその熱でインクが消えてしまうことも考えられますし、何より改ざんが可能になってしまうからです。
必ず、訂正がないように、何度も下書きをし見直しをして下さい。面倒ではありますが、これが就活です。就活の醍醐味を味わうくらいの気持ちで臨みましょう。
エントリーシートの見た目は、本当に大切です。必ず気にかけてください。
このブログ以外にも、こちらにも詳細を記載しております。ご覧ください。