就活用メールマナー~文字に感情はない。だからこそ、心を込めて送ろう!~

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就活におけるメールマナー

ただいま、就活マナーについて絶賛お届け中。
詳しくはこちらをご覧ください。

今回は、メールマナーについて。

情報社会。メールは必須ツールですね。
そして、最近はSNSが大流行。

だからこそ、気を付けていただきたい、心の持ちようとしては、
「SNS」とメールは一緒くたにしてはだめ!
ということです。

返信するのが面倒くさいから、いいや既読スルーで~とか。
ま、別に今すぐ返信しなきゃいけないわけでもないし、後ででいいや~とか。

絶対にダメ!

メールは必ず返信してください。
そして、スピードが勝負です。
返信するのが早い人は信頼されやすいですし、遅い人は信頼を得にくい。
もちろん、返信の際の丁寧さも「信頼」には関わってきますが、スピードも肝心です。

さて、スピードの他にも様々な守ってほしいマナーがあります。

心掛けるべきメールマナー

どのようなメールマナーがあるのか、詳しく見ていきましょう。

文章に感情はない。

文章に感情はない。だからこそ、相手に失礼となるような文章になっては、それこそ印象に関わります。
しかも、顔が見えないからこそ、最悪の印象ともなり兼ねません。
相手に失礼とならないためにはどうしたらよいか。次にまとめます。

① 自分の差出人名称は適切か?
② 宛先は適切か?
③ 件名は適切か?
④ 宛名は適切か?
⑤ 本文の書き方
⑥ 署名は適切か?
⑦ 添付の有無
⑧ 読み直しをする。

① 自分の差出人名称は適切か?

ここ、最初の関門として非常に重要です。
最近は、セキュリティ防止の観点から、
受信トレイ等の閲覧ウィンドウをオフにする(本文を予め表示させない)企業が多いです。

そのため、まず目にするのは、差出人名称と件名。
差出人名称で誰からのメールか、
件名でどのような内容についてかの概要、
を確認することが出来ます。

このことからも、まず差出人名称には気を付けてください!
間違っても、差出人名称に変な名称をつけない!
これまで私が見てきた差出人名称の中には、
「あだ名」や「ゲームのキャラクター名」などがありました。
いやいやいや・・・ありえない!

完全にスパムメールと勘違いされますよ!そうなると、読まずにゴミ箱行きです。

必ず本名を差出人名称にしましょう。
ベストな差出人名称は、「本名」+「大学名」です。

例えば、
山田太郎(〇〇大学)
のようにすると、どこのだれかが分かりますね。

② 宛先は適切か?

(1) 宛先間違いがないか。
送る相手を間違えるだけで失礼なのは、分かりますよね?
内容によっては信用を失い、取引(選考)中止になる恐れもあります。

(2) 名前(特に漢字)を間違えていないか。
相手のお名前を間違えることもないように気を付けてください。
気を悪くする方も必ずいます。やはり信用問題に関わるでしょう。
名刺等貰っている場合は、必ず間違いがないか確認するようにしましょう。

(3) アドレス帳に登録しておくとよい。
アドレス帳に相手の方を登録しておくと、その設定した名前がお相手の返信画面等に表示されます。
そのため、失礼のないよう、敬称を付けて登録することをお勧めします。
「〇〇株式会社 人事部採用ご担当者様」とか「〇〇株式会社 人事部採用係御中」、「〇〇株式会社 山田様」など
このように登録すると敬う気持ちが伝わり、印象もよくなります。

③ 件名は適切か?

件名は本文を要約したものです。
何についてのメールかがすぐわかるような件名にしましょう。
企業は、毎日多くのメールのやり取りをしています。分かりづらい件名は避けましょう。

④ 宛名は適切か?

本文中に書く宛名は、
会社名、部署、担当者名を入れましょう。
担当者名については、分かっていれば入れる。分からなければ「ご担当者様」で構いません。

また、会社名など略さないようにしましょう。
株式会社→(株)と略すのは、失礼です。

⑤ 本文の書き方

1行の文字数は30文字程度を目安にしましょう。
構成としては以下です。

(1) 挨拶
初めてのご連絡の際は、「突然のご連絡を失礼いたします。」「初めまして。」
二回目以降のご連絡の際は、「お世話になっております。」「こんにちは。」
などで良いでしょう。

(2) 自己紹介
どこのだれかを明記しましょう。
初めてのご連絡の際は、「〇〇大学の山田太郎と申します。」
二回目以降のご連絡の際は、「〇〇大学の山田太郎でございます。」
で良いでしょう。

(3) 本題要約
件名よりも詳細に書くとよいです。
「この度、貴社に勤務されている○○大学出身の先輩をご紹介頂きたく、ご連絡させていただきました。」
など、何についてのメールか、軽く触れます。
用件が複数の場合は、この部分で明記しておくとよいでしょう。
「〇〇と△△について、ご連絡させていただきました。」
のような感じです。

(4) 本題詳細
具体的にもれなく、簡潔に表現しましょう。
「就職するにあたり、学生時代の□□の経験を活かしたいと考えており、
業界・企業研究を行う中で、貴社の〇〇事業に非常に興味を持ちました。

ぜひ、先輩とお話しする機会を頂き、貴社への理解を深めたく存じます。」
といった具合です。

(5) 最後のお願いの言葉/締めくくり
お願いがある際はお願いの言葉で、無い場合でも挨拶で締めくくるようにしましょう。
「ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いでございます。」
とか
「今後とも、何卒、宜しくお願い申し上げます。」
といった具合です。
丁寧な表現で締めくくることを意識してください。

(1)から(5)への流れで書くとよいでしょう。

⑥ 署名は適切か?

署名は必ず作っておきましょう。
(1) 大学・学部・学科名
(2) 氏名
(3) 住所
(4) 電話番号
(5) メールアドレス

これらを盛り込むとよいでしょう。

⑦ 添付の有無

エントリーシートのデータを添付するなど、添付ファイルがある場合は、
添付し忘れがないように気を付けましょう。

添付し忘れてしまうと、再送信をしなければならず、少しみっともない印象を与えてしまいます。

⑧ 読み直しをする。

誤字・脱字がないか、添付漏れ・添付ミスがないか、
必ずチェックをしましょう。

誤った文章でメールを送ると、
漢字が出来ない人、教養のない人という印象になり、良い印象とはなりません。

最後に

以上を踏まえて、簡単にメール文章を作ってみました。
<件名>
〇〇大学のOB紹介の御願い

<本文>

突然のご連絡を大変失礼いたします。(挨拶)
〇〇大学の山田太郎と申します。(自己紹介)

この度、貴社に勤務されている○○大学出身の先輩をご紹介頂きたく、
ご連絡させていただきました。(要約)

就職するにあたり、学生時代の□□の経験を活かしたいと考えており、
業界・企業研究を行う中で、貴社の〇〇事業に非常に興味を持ちました。
ぜひ、先輩とお話しする機会を頂き、貴社への理解を深めたく存じます。(本題)

ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いでございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。(締めくくり)

********************************
〇〇大学 法学部 政治学科
山田 太郎
〒123-4567
東京都□□区△△町1-2-3-401
090-1234-5678
adress-sample@sample.jp
********************************

いかがでしたでしょうか?
メールの文章は、相手に敬意を払った言葉遣いで書き、絵文字、顔文字は絶対NGです。
SNSやメールマガジンとは違います。
自分の素養が試されるツールですので、くれぐれもご注意ください。

なお、メールアドレスは、大学メールアドレス名前や生年月日を使用したシンプルなものが良いでしょう。
あだ名を使ったりメッセージ性を持たせたりするようなアドレスは避けてください。

企業のメールが迷惑メールに振り分けられることも考えられます。
受信設定をしておくようにしましょう。

就活ツールとして、メールは必需品です。今のうちからメールに慣れておくことをお勧めします。

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