就活用電話応対マナー~言葉だけのコミュニケーションだからこそ、気を付けよう!~

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就活における電話マナー

前回まで、就活マナーについて触れました。
詳しくはこちらをご覧ください。

さて、この流れで、今回は電話マナーについて。

あなたは就活で企業と電話するとき、意識して取っていますか?

私は職業柄、学生によく電話します。
その際、結構横柄な態度をとられることもある。
あまりにひどく、憤慨することもあります。

このブログを見てくださっている方には、
ぜひ企業にそのような態度をとらないようお気をつけください。

ブラックリストに入ってしまえば、
損をするのはあなたです。

電話マナーとして心掛けること

電話の応対の基礎的な注意点、電話をする際の注意点、受ける際の注意点をそれぞれお伝えします。

電話は声が命!

電話する際も、電話を受ける際も、
声には気を付けましょう!

① 声の大きさは適切か?
② 声のトーンは適切か?
③ 言葉遣いは適切か?
④ 電波があるか?
⑤ 周りの雑音は問題ないか?
⑥ 必ずメモを取る。

① 声の大きさは適切か?

必ず意識してくださいね。
大きすぎても小さすぎてもダメ。

大きすぎると、
受話器越しの声として、キーンと耳が痛くなりますし、
小さすぎると、
ボソボソしていて聞こえづらいです。

② 声のトーンは適切か?

特に男性は低い声の方もいますね?
そういった方は特に注意しましょう。

声のトーンは気持ち高めに。
テンションを若干上げて話すようにする。
これらを意識することで、ハキハキ感が出ます。

③ 言葉遣いは適切か?

電話に限らず、説明会でも面接でも同じことが言えますが、
学生言葉や略語は使わないようにしましょう。
相手を敬った正しい敬語を使うように心がけてください。
社会人になっても、正しい日本語が使えない人はたくさんいます。
すごく恥ずかしいなと感じます。
皆さんはそのようなことがないように!

④ 電波があるか?

電話の際は必ず電波があるかを確認してから、電話しましょう。
電話する際は、電波があるかを確認してから掛ける。
電話を受ける際は、電波があるところに移動してから取りましょう。
思いがけず電波の調子が悪い場合は、
移動してから掛け直す旨を相手にお伝えし、

一度切って、電波のあるところに移動して掛け直す。
このようにするとよいでしょう。

⑤ 周りの雑音は問題ないか?

周りが騒々しく、声が聞き取りづらいということもあります。
電話をする際も、受ける際も、>必ず静かなところに移動してから電話するようにしましょう。

もしどうしても騒々しい場所から離れられない場合は、
その旨を相手にお伝えし、
後程掛け直すようにしてください。

ただし、上記の③、④どちらにおいても、
前回から耳タコになるほどお伝えしてますが、
企業は、忙しい合間を縫って、わざわざ電話してくださります。
何度も電話するのは、企業の仕事時間を奪うことになりますので、お気をつけください。
かけ直しが必要な場合は、なるべく早めに掛け直しましょう。
掛け直す時間など、必ずお約束を取り付けてください。

⑥ 必ずメモを取る。

メモ帳は必需品です。
電話は、音声のみのコミュニケーション。
だからこそ、お互いの話した事に相違があることも考えられます。
聞き間違いのないよう、必ずメモを取りましょう
さらに、必ず取り決められたことを復唱して確認をしましょう。

さらに、電話を掛ける際と受ける際の各注意点は以下です。

電話を掛ける際の注意点

⑦ 問い合わせ内容を予めまとめておく。
⑧ 掛ける時間は適切か?
⑨ 最低限、大学名と名前は名乗る。

⑦ 問い合わせ内容を予めまとめておく。

これもやはり、企業の仕事時間を奪うことに理由があります。
簡潔に伝えることを心掛けましょう。
かける前に要点や自分が話す手順を準備しておくと、スムーズに電話応対ができます。

⑧ 掛ける時間は適切か?

月曜日の午前中は休日明けで忙しいので避けましょう。
その他、月~金の平日の昼休み中(多くの会社が12時~13時)は避けましょう。
適切なのは、火~金の10時~12時、13時~16時頃がベストです。
「ただいまお時間はよろしいでしょうか?」といった気遣いの言葉を添えるようにしましょう。

⑨ 最低限、大学名と名前は名乗る。

自分が何者か、しっかりと伝えましょう。
名乗らないでいきなり用件から話す人がいます。
マナー違反でよい印象とはなりません。

電話を受ける際の注意点

⑩ 3コール以内に取る。
⑪ 最低限、名前は名乗る。
⑫ 相手が切るまで切らない。

⑩ 3コール以内に取る。

これはなるべく、です。出られない状況もありますし、
絶対にとは言いません。
ただ、企業の中には、5コールで切るところもあります。
出られなかったときは、折り返しましょう。

⑪ 最低限、名前は名乗る。

電話に出ていただく際に、
「もしもし」とか「はい」と応える人が非常に多いです。
電話もコミュニケーションの1つ。
お互いに名乗ることで、はじめてコミュニケーションがスタートします。
電話で名乗らないのは、
名前を問われているのに、名乗らないことと同じ。
名前を名乗ることではじめてコミュニケーションが成り立つことを意識しましょう。

⑫ 相手が切るまで切らない。

基本的には、電話した方が最後に切るのがマナーとされています。
相手が切ってから、電話を切りましょう。
電話を切るとガチャッという音が聞こえます。
このガチャッという音、不快な音として人の耳には残るそう。
電話をされた側(受けた側)からすると、なぜ自分が電話を受けたのに、この不快音を聞かないといけないのか、という気持ちになります。
そのため、電話した方(つまりはあなた)から電話を切るように心掛けましょう。
よい印象を残すことを意識してくださいね。

いかがでしたでしょうか?電話もコミュニケーションツール。
ということは、電話の受け答えもあなたの印象を決める大事なツールになります。
大切なのは、相手を思いやる・敬う、という気持ち。
そのうえで成り立つのがマナーです。
それを忘れずにいてください。

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